Guide de l'organisateur

Ce guide couvre tout ce dont vous avez besoin pour organiser un tournoi sur PlanesForge, de la création de l'événement à sa finalisation après le dernier match.

Créer un tournoi

Allez dans Mes tournois et cliquez sur Créer un tournoi. Renseignez les détails :

Nom — le nom du tournoi tel que les joueurs le verront.
Date et heure — le début de l'événement.
Lieu — l'endroit où se déroule l'événement.
Description — détails optionnels sur l'événement (affichés sur la page du tournoi).
Format — le format Magic (Pauper, Modern, Pioneer, etc.).
Joueurs min. / max. — les limites de joueurs. Les valeurs par défaut sont 8 minimum et 32 maximum.
Prix — le droit d'inscription en EUR. Mettez 0 pour les événements gratuits.
Chronomètre de ronde — la durée limite par ronde, en minutes.
Manches (Swiss) — au meilleur des 3 ou des 5 manches pour les rondes Swiss.
Manches (Finales) — au meilleur des 3 ou des 5 manches pour les matchs du Top 8.
Nombre de rondes forcé — laissez vide pour que le système calcule le nombre de rondes Swiss selon le nombre de joueurs, ou définissez un nombre fixe.
Top 8 — activez pour ajouter un bracket à élimination directe après les rondes Swiss.
Chronomètre des finales — un chronomètre distinct pour les matchs du Top 8 (optionnel ; peut être désactivé).

Votre tournoi démarre au statut Brouillon. Il est invisible pour les joueurs jusqu'à ce que vous ouvriez les inscriptions.

Configuration des paiements

Si votre tournoi comporte un droit d'inscription, configurez les détails de paiement dans les paramètres du tournoi :

IBAN et Titulaire du compte — pour les virements bancaires.
Lien PayPal — un lien direct vers votre PayPal.
Instructions de paiement — texte libre affiché aux joueurs après leur inscription (par exemple « Merci d'indiquer votre nom dans le libellé du virement »).
Date limite de paiement — les joueurs doivent payer avant cette date.
Date limite de remboursement — les joueurs peuvent demander un remboursement jusqu'à cette date.
Rappel de paiement — le nombre de jours avant la date limite pour envoyer un rappel.

Les joueurs voient les moyens de paiement et les instructions applicables après leur inscription.

Gérer les inscriptions

L'onglet Inscriptions dans la gestion du tournoi affiche tous les joueurs inscrits dans un tableau avec le nom, l'e-mail, le lieu, le statut, le statut de paiement et le type de paiement.

Ce que vous pouvez faire :

Inscrire un joueur manuellement — utilisez le formulaire d'inscription en haut pour ajouter quelqu'un directement. Vous définissez son nom, son e-mail, son lieu et, éventuellement, son type de paiement et des notes.

Définir le type de paiement — pour chaque inscription, choisissez Virement, PayPal ou Gratuit dans le menu déroulant. Lorsque vous choisissez « Gratuit », le paiement est automatiquement marqué comme payé.

Marquer le paiement — cliquez sur « Marquer payé » une fois le paiement d'un joueur reçu. Cela lui permet de faire son check-in.

Gérer les annulations — annulez une inscription (le statut passe à « annulé ») ou retirez un joueur ayant fait son check-in (le statut passe à « abandonné »). Les inscriptions annulées et abandonnées peuvent être supprimées définitivement.

Traiter les remboursements — lorsqu'un joueur demande un remboursement, il apparaît dans la section « Remboursements en attente ». Cliquez sur « Marquer remboursé » une fois le traitement effectué.

Ouvrir les inscriptions & le check-in

Votre tournoi passe par ces statuts :

Brouillon — vous seul voyez le tournoi. Modifiez tous les paramètres librement.
Inscriptions ouvertes — les joueurs peuvent trouver le tournoi et s'y inscrire.
Inscriptions fermées — plus de nouvelles inscriptions. Utilisez ce statut pour arrêter les inscriptions avant l'événement.
Check-in — les joueurs ayant payé peuvent faire leur check-in pour confirmer leur présence. Un QR code est généré, que les joueurs peuvent scanner pour faire leur check-in sur place.

Changez le statut depuis le menu déroulant en haut de la page de gestion du tournoi.

Astuce : générez un QR code de check-in et affichez-le à l'entrée du lieu pour que les joueurs puissent faire leur check-in depuis leur téléphone à leur arrivée.

Dérouler les rondes Swiss

Une fois le check-in terminé et lorsque vous êtes prêt à commencer :

Passez le statut à Swiss en cours.
Cliquez sur Apparier la ronde suivante pour générer les appariements de la ronde 1.

Le système calcule le nombre maximal de rondes Swiss en fonction du nombre de joueurs ayant fait leur check-in (par exemple, 5 rondes pour 32 joueurs).

Pour chaque ronde :

Publier — rendre les appariements visibles aux joueurs. Tant qu'ils ne sont pas publiés, vous seul les voyez.

Chronomètre — démarrez, arrêtez ou réinitialisez le chronomètre de la ronde. Les joueurs voient le compte à rebours.

Attendre les résultats — les joueurs rapportent leurs propres résultats. Vous voyez les résultats rapportés en temps réel.

Modifier les résultats — corrigez manuellement n'importe quel résultat de match si nécessaire (victoires du joueur, victoires de l'adversaire, nuls).

Terminer — marquez la ronde comme terminée une fois tous les résultats saisis. Cela verrouille les résultats et met à jour le classement.

Apparier la ronde suivante — générez les appariements de la ronde Swiss suivante en fonction du classement mis à jour.

En cas de problème :

Refaire l'appariement — régénérez les appariements d'une ronde non publiée.

Supprimer la ronde — retirez entièrement une ronde non terminée et recommencez.

Le système détecte automatiquement les revanches lors de l'appariement et tente de les corriger en échangeant les adversaires. Si les revanches ne peuvent être évitées, un avertissement s'affiche.

Gestion du bye

En cas de nombre impair de joueurs, le joueur le moins bien classé n'ayant pas encore eu de bye en reçoit un automatiquement. Un bye compte comme une victoire 2-0 (3 points de match), mais les manches ne comptent pas dans le pourcentage de victoires en manches.

Top 8

Si vous avez activé le Top 8 lors de la création du tournoi :

Une fois toutes les rondes Swiss terminées, cliquez sur Générer le Top 8.
Le système crée un bracket à élimination directe à partir des 8 meilleurs joueurs au classement.
Le statut du tournoi passe à Top 8 en cours.
Déroulez les rondes du Top 8 de la même façon que le Swiss : publiez les appariements, collectez les résultats, terminez les rondes.

Si vous avez configuré un chronomètre de finales, il s'applique aux matchs du Top 8 à la place du chronomètre Swiss.

Finaliser le tournoi

Lorsque toutes les rondes (Swiss et Top 8) sont terminées, cliquez sur Terminer le tournoi. Cela :

Verrouille définitivement tous les résultats.
Rend l'analyse du méta disponible sur la page publique du tournoi (répartition des archétypes, statistiques de cartes).
Marque le tournoi comme terminé pour les joueurs.

Rôles

Vous pouvez inviter d'autres personnes à vous aider à gérer votre tournoi :

Organisateur — accès complet à la gestion du tournoi.
Juge — accès à la gestion du tournoi pour les décisions d'arbitrage et le traitement des résultats.
Caster — accès à la vue TV/caster pour la couverture en direct.

Allez dans la section Rôles de la gestion du tournoi, saisissez une adresse e-mail, sélectionnez un rôle et envoyez l'invitation. La personne invitée reçoit un e-mail et peut accepter depuis son compte. Vous pouvez annuler les invitations en attente à tout moment.

Modifier & supprimer

Modifier : tous les détails du tournoi sont modifiables tant que le tournoi est au statut Brouillon. Une fois les inscriptions ouvertes, certains champs sont verrouillés pour éviter toute confusion chez les joueurs inscrits.

Supprimer : les tournois ne peuvent être supprimés qu'aux statuts Brouillon ou Annulé. Les tournois actifs comportant des inscriptions doivent d'abord être annulés.

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